Das Q2E-Funktionenmodell beschreibt die vier Hauptfunktionen, die von einem ganzheitlichen und nachhaltig wirksamen pädagogischen Qualitätsmanagement berücksichtigt sein müssen.
Als erstes lassen sich zwei Hauptfunktionen unterscheiden, die in einem direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Sicherstellung von Qualität stehen: die Entwicklungsfunktion und die Rechenschaftsfunktion. Diese beiden Hauptfunktionen werden im Q2E-Modell als gleichberechtigte Orientierungspunkte betrachtet: allerdings im Bewusstsein darum, dass die beiden Hauptfunktionen in einem gewissen Spannungsverhältnis zu einander stehen.
So ist beispielsweise der offene Umgang mit Fehlern und Defiziten für die entwicklungsorientierte Funktion des Qualitätsmanagements unentbehrlich, denn das Aufdecken von Schwachstellen ist unerlässlich, um den Bedarf an Lern- und Optimierungsprozessen zu erkennen. Anders sieht es bei der rechenschaftsorientierten Funktion aus: Hier dürfte es ein Anliegen der betroffenen Personen und Institutionen sein, sich jeweils „von der besten Seite“ zu zeigen, d.h. Defizite und Schwachstellen möglichst geheim zu halten und stattdessen die Erfolge zu präsentieren. Im Rahmen des Projekts sollte bewusst nach praxisbezogenen Lösungen für den konstruktiven Umgang mit der genannten Widersprüchlichkeit gesucht werden.
Neben der genannten funktionalen Ausrichtung gibt es noch eine zweite Unterscheidung, die für das Q2E-Modell konstitutiv ist: nämlich die Unterscheidung zwischen (a) der Person (Individuum) und (b) der Organisation (Institution): zwei Aspekte, die für die Sicherstellung und Weiterentwicklung der Qualität ebenfalls von grundlegender Bedeutung sind. Schul- und Unterrichtsqualität lässt sich nur erreichen, wenn die einzelne Lehrperson die Qualitätsverantwortung die individuelle Praxisgestaltung übernimmt. Anderseits ist gerade im Verlauf der letzten Jahre die Einsicht in die Bedeutung des institutionellen Rahmens für die Schul- und Unterrichtsqualität gewachsen. So haben Schulwirksamkeitsuntersuchungen deutlich auf die lernfördernden Wirkungen der überindividuellen (kulturellen, institutionellen) Komponenten hingewiesen und deutlich gemacht, dass die Qualität des „institutionellen Ermöglichungsrahmen“ nachweislich einen Einfluss auf die Qualität der pädagogischen und didaktischen Prozesse und auf die daraus resultierenden Ergebnisse hat.
Mit Blick auf die hier genannten Unterscheidungen lässt sich eine Vierfelder-Matrix entwerfen, der im Q2E-Projekts eine erkenntnis- und handlungsleitende Funktion zukommt: